ممیزی ایزو (ISO Audit) یکی از مراحل مهم در اطمینان از کیفیت، ایمنی و کارایی سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان‌هاست. استانداردهای ایزو به عنوان مجموعه‌ای از قوانین و مقررات جهانی برای مدیریت کیفیت و عملکرد سازمان‌ها شناخته می‌شوند. حالا بیایید به بررسی دقیق از ممیزی ایزو بپردازیم…
ممیزی ایزو چیست و چرا اهمیت دارد؟
ممیزی ایزو به فرایند بررسی تطابق سیستم‌های سازمان با استانداردهای بین‌المللی ایزو گفته می‌شود. این ممیزی شامل بررسی دقیق و مستند کردن فرآیندها و رویه‌های سازمان برای اطمینان از این است که سازمان با استانداردهای ایزو مطابقت دارد. اهمیت این ممیزی در آن است که باعث بهبود مستمر، افزایش کارایی، و اعتماد مشتریان به محصولات و خدمات شما می‌شود.
چه زمانی سازمان نیاز به ممیزی ایزو دارد؟
سازمان‌ها زمانی به ممیزی ایزو نیاز دارند که بخواهند گواهینامه ایزو دریافت کنند یا مطمئن شوند که سیستم‌هایشان با استانداردهای ایزو همچنان منطبق هستند. این ممیزی می‌تواند به صورت داخلی (توسط افراد داخل سازمان) یا خارجی (توسط سازمان‌های معتبر) انجام شود.
اهداف انجام حسابرسی ISO عبارتند از:
- بررسی مناسب بودن استانداردها، مقررات، رویه‌ها و شرایط اجرای آنها در سازمان شما.
- اطمینان از انسجام در اجرای فرآیندها.
- جستجوی زمینه‌های بهبود و توسعه فرآیندها و شرایط کاری کلیدی در سازمان شما.
- رعایت الزامات قانونی و مقرراتی.
- برآورده کردن نیازهای مشتری یا تقاضاهای بازار.
چه تفاوتی بین ممیزی داخلی و خارجی وجود دارد؟
ممیزی داخلی به وسیله کارکنان آموزش‌دیده داخل سازمان انجام می‌شود تا نقاط ضعف و قوت سیستم شناسایی شود. ممیزی خارجی توسط یک نهاد مستقل و معتبر انجام می‌شود که می‌تواند منجر به صدور گواهینامه ایزو برای سازمان شود. ممیزی خارجی معمولا به عنوان بخش نهایی در فرایند دریافت گواهینامه ایزو انجام می‌شود.
مراحل ممیزی ایزو
- برنامه‌ریزی: در این مرحله، ممیزی به دقت برنامه‌ریزی می‌شود. زمان‌بندی، هدف ممیزی و منابع مورد نیاز تعیین می‌گردند.
- بررسی مستندات: ممیز مستندات مربوط به سیستم‌های مدیریتی سازمان را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که با الزامات ایزو مطابقت دارند.
- بازرسی میدانی: در این مرحله، ممیز به محل کار سازمان می‌آید و فرآیندها را از نزدیک بررسی می‌کند. این مرحله شامل مشاهده نحوه کار کارکنان و مصاحبه با آنها می‌شود.
- تهیه گزارش: پس از اتمام بازرسی‌ها، ممیز گزارشی از نتایج به دست آمده تهیه می‌کند و هرگونه عدم تطابق با استانداردهای ایزو را مشخص می‌کند.
- اقدامات اصلاحی: اگر نواقصی در سیستم شناسایی شوند، سازمان باید اقداماتی برای رفع آنها انجام دهد.
- ممیزی پیگیری: پس از انجام اقدامات اصلاحی، یک ممیزی پیگیری برای ارزیابی اجرای این تغییرات انجام می‌شود.
انواع ممیزی‌ها
سه نوع ممیزی وجود دارد که برای حفظ موفقیت‌آمیز گواهینامه ISO و بررسی کارایی عملیات و فرآیندهای تجاری شرکت شما باید بشناسید:
ممیزی داخلی (FIRST PARTY AUDIT)
ممیزی داخلی، ممیزی است که درون شرکت شما انجام می‌شود. این ممیزی به‌عنوان ممیزی داخلی نیز شناخته می‌شود. سازمان شما باید برنامه ممیزی داخلی را برنامه‌ریزی کرده و تاریخ اجرای آن را مشخص کند.
سازمان شما باید فرآیند ممیزی را در یکی از رویه‌ها توضیح دهد و بیان کند که فراوانی انجام ممیزی داخلی چه مقدار است و هدف آن چیست.
ممیزی داخلی می‌تواند توسط یک بخش تعیین شده که شامل ممیزان داخلی است، انجام شود یا می‌تواند توسط تیم ممیزی داخلی خارجی یا موقت در صورت نیاز انجام شود.
ممیزی‌های داخلی معمولاً به‌عنوان ارزیابی انطباق با استانداردها و همچنین سایر استانداردها بر اساس نیازهای سازمان انجام می‌شوند. ممیزی داخلی همچنین می‌تواند به‌عنوان یک فرآیند تحلیل شکاف برای شناسایی شکاف‌ها درون سازمان شما تلقی شود.
ممیزی تأمین‌کننده (SECOND PARTY AUDIT)
ممیزی تأمین‌کننده نیز به‌عنوان ممیزی طرف دوم شناخته می‌شود. این ممیزی توسط خریدار یا مشتری بر روی تأمین‌کننده یا شرکتی که محصولات یا خدمات را به خریدار ارائه می‌دهد، انجام می‌شود. در این مورد، هر زمان که سازمان شما فرآیند خریدی داشته باشد، ممیزی طرف دوم معمولاً برای محصولات یا خدمات حیاتی اجتناب‌ناپذیر است.
در مورد فرآیندهای برون‌سپاری شده، بیشتر شرکت‌ها بررسی‌هایی بر روی تأمین‌کنندگان خود انجام می‌دهند و تأثیر فرآیندهای تأمین‌کننده‌ها را به‌عنوان بخشی از کل عملیات خود ارزیابی می‌کنند. ممیزی تأمین‌کننده ممکن است توسط تیم ممیزی منصوب شده توسط خریدار انجام شود.
مشابه ممیزی‌های داخلی، ممیزی‌های تأمین‌کننده باید به‌عنوان بخشی از برنامه ممیزی سازمان شما برنامه‌ریزی و به تأمین‌کننده اطلاع‌رسانی شود. چک‌لیست ممیزی ISO نیز می‌تواند برای ممیزی حوزه‌های مربوط به تأمین‌کننده و سازمان شما استفاده شود.
ممیزی شخص ثالث (THIRD PARTY AUDIT)
ممیزی شخص ثالث به‌عنوان ممیزی گواهی‌شده نیز شناخته می‌شود. این ممیزی همیشه توسط ممیزان یک نهاد صدور گواهینامه انجام می‌شود. هدف این فرآیند کمک به سازمان شما برای دستیابی به گواهینامه ISO مطابق با استاندارد ISO مربوطه از یک نهاد صدور گواهینامه معتبر است.
ممیزی‌های گواهی‌شده معمولاً در دو مرحله انجام می‌شوند. یکی از الزامات پیش از ممیزی گواهی، ارائه شواهدی است که نشان دهد سازمان یک سیستم مدیریت را به مدت حداقل ۲ تا ۶ ماه پیاده‌سازی کرده است.
چه سوالاتی ممکن است ممیز از کارکنان بپرسد؟
- فرآیند کاری شما چیست و چطور آن را انجام می‌دهید؟
- چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که رویه‌ها به درستی اجرا می‌شوند؟
- آیا مستندات مربوط به کار خود را به‌روز نگه می‌دارید؟
ممیزی چقدر زمان می‌برد؟
مدت زمان ممیزی ایزو بستگی به اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها و آمادگی سازمان دارد. به طور کلی، برای سازمان‌های کوچک ممکن است چند روز طول بکشد، در حالی که سازمان‌های بزرگ ممکن است چند هفته نیاز داشته باشند.
آیا همه سازمان‌ها باید گواهینامه ایزو داشته باشند؟
خیر، داشتن گواهینامه ایزو ضروری نیست، اما می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در بازار رقابتی بیشتر دیده شوند و اعتماد مشتریان را جلب کنند. برای بسیاری از شرکت‌های بزرگ و بین‌المللی، داشتن ایزو یک مزیت رقابتی مهم است.
هزینه ممیزی ایزو
هزینه ممیزی ایزو به چندین عامل بستگی دارد:
- اندازه سازمان: سازمان‌های بزرگتر معمولاً به دلیل پیچیدگی بیشتر، هزینه بالاتری برای ممیزی پرداخت می‌کنند.
- نوع استاندارد ایزو: برخی استانداردهای ایزو پیچیده‌تر و زمان‌برتر هستند که ممکن است هزینه بیشتری داشته باشند.
- نهاد صدور گواهینامه: هزینه‌ها بین نهادهای مختلف صادرکننده گواهینامه متفاوت است.
- محل جغرافیایی: هزینه‌ها ممکن است با توجه به محل سازمان و دسترسی به ممیزان متفاوت باشد.
تکنیک‌های ممیزی
برای انجام ممیزی ایزو از تکنیک‌های مختلفی استفاده می‌شود که به بهبود دقت و کارایی فرایند کمک می‌کنند. برخی از این تکنیک‌ها عبارتند از:
- مشاهده مستقیم: ممیز از نزدیک فرآیندها را مشاهده می‌کند تا عملکرد واقعی را ارزیابی کند.
- مصاحبه: با کارکنان مختلف مصاحبه می‌شود تا درک بهتری از نحوه اجرای فرآیندها به دست آید.
- بررسی مستندات: ممیز مستندات مرتبط با فرآیندها و سیستم‌ها را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که همه چیز به‌درستی ثبت شده است.
- آزمون نمونه‌گیری: ممیز نمونه‌هایی از فرآیندها یا محصولات را انتخاب می‌کند تا مطابقت آنها با استانداردها را بررسی کند.
بازرسی چیست؟ (Inspection)
بازرسی فرایندی است که در آن یک محصول، خدمت یا فرآیند به دقت بررسی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که با الزامات مشخص شده مطابقت دارد. بازرسی معمولاً شامل مشاهده، اندازه‌گیری و آزمایش محصولات یا فرآیندها است تا اطمینان حاصل شود که آنها با مشخصات فنی یا استانداردهای تعیین‌شده همخوانی دارند.
تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟
- بازرسی (Inspection): تمرکز بر محصول یا فرآیند خاصی دارد و به صورت دقیق جزئیات فنی آن را بررسی می‌کند. هدف بازرسی بررسی مطابقت محصول با استانداردهای مشخص شده است و معمولاً به صورت یک فعالیت روزمره انجام می‌شود.
- ممیزی (Audit): یک فرایند گسترده‌تر است که تمرکز آن بر کل سیستم مدیریت یا فرآیندهای سازمان است. ممیزی به ارزیابی عملکرد کلی سازمان در تطابق با استانداردهای ایزو می‌پردازد و معمولاً به صورت دوره‌ای انجام می‌شود.
بازرسی بیشتر به جزئیات تکنیکی محصول توجه دارد، در حالی که ممیزی به بررسی جامع‌تر سیستم‌های مدیریتی و فرآیندهای سازمان می‌پردازد.
نتیجه‌گیری
ممیزی ایزو یک ابزار حیاتی برای اطمینان از تطابق سازمان‌ها با استانداردهای جهانی است. این فرایند نه تنها به بهبود مستمر سازمان کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش اعتماد مشتریان و افزایش کارایی می‌شود. با آماده‌سازی درست و پیگیری مستمر، سازمان‌ها می‌توانند از ممیزی‌های ایزو برای رسیدن به اهداف بلندمدت خود بهره ببرند.
مطالب خیلی دقیق و کامل بود، ممنون. فقط یک سوال: آیا ممیزی داخلی هم باید توسط افراد دارای مدرک خاص انجام بشه یا هر کسی در سازمان می‌تونه این کار رو انجام بده؟
خوشحالیم که مقاله براتون مفید بوده 🙏
در مورد سوالتون باید بگیم که ممیزی داخلی الزماً نیازی به مدرک بین‌المللی نداره، اما بهتره توسط افرادی انجام بشه که دوره‌های آموزش ممیزی داخلی رو گذرونده باشن و با مفاهیم ایزو و استاندارد مربوطه آشنایی کامل داشته باشن. اینطوری هم دقت ممیزی بیشتر می‌شه و هم گزارش‌ها قابل اعتمادتر خواهند بود.