تحولی نو در حسابداری شرکت‌های خدماتی با نرم‌افزار حسابداری آنلاین

شرکت‌های خدماتی به واحدهای تجاری‌ای گفته می‌شود که فعالیت اصلی آن‌ها بر پایه انجام کار و ارائه خدمات تخصصی است. در این نوع شرکت‌ها، محصول نهایی ماهیت فیزیکی ندارد و بر اساس نوع خدمات قابل ارائه، دسته‌بندی می‌شود. نیروی انسانی ماهر در شرکت‌های خدماتی مهم‌ترین سرمایه به شمار می‌آید؛ زیرا هرچه کارکنان از تخصص، تجربه و دقت بیشتری برخوردار باشند، کیفیت خدمات ارائه‌شده افزایش می‌یابد و رضایت کارفرمایان بهتر جلب می‌شود. به همین دلیل، استفاده از ابزارهای مدیریتی نوین مانند نرم‌افزار حسابداری خدماتی نقش مهمی در ساماندهی امور مالی، کنترل هزینه‌ها و بهبود عملکرد این شرکت‌ها دارد.

چند نمونه از شرکتهای خدماتی براساس نوع فعالیت آنها :

1-   موسسات کاریابی : فعالیت اصلی آنها تامین نیروی کار با توجه به نیاز کارفرمایان می باشد

2- بانکها : فعالیت اصلی آنها رائه خدمات پولی مانند حواله و رسید وجه نقد و پرداخت تسهیلات به مشتریان خود می باشد

3- آموزشگاهای رانندگی :  فعالیت اصلی آنها آموزش و کسب مهارت رانندگی جهت صدور گواهینامه می بشد

4- مراکز زیبایی و آرایشگاه ها : فعالیت اصلی آنها انجام خدمات زیبایی و اصلاح موی متقاضیان می باشد

5- بیمارستانها : فعالیت اصلی آنها ارائه خدمات درمانی جهت بهبود بیماران و افزایش سطح سلامت جامعه می باشد

6- شرکتهای اتوبوس رانی : فعالیت اصلی آنها جابه جایی مسافران درون شهری ، بین شهری و بین المللی می باشد

7- هتل ها : فعالیت اصلی آنها اسکان ، اقامت و پذیرایی از مسافران و شهروندان می باشد

8- موسسات خدمات مالی : فعالیت اصلی آنها ارائه خدمات مالی ، حسابداری ، و حسابرسی می باشد

9- دانشگاه ها : فعالیت اصلی آنها آموزش دانش و تخصص به  دانشجویان

10- مهدکودک ها : فعالیت اصلی آنها آموزش مهارت های اولیه و نگهداری از کودکان

با توجه به اینکه در شرکتهای خدماتی مهارت انسانی و تکنولوژی اهمیت بسیاری دارند این شرکتها همواره می بایست سطح مهارت پرسنل خود را با دانش  روز تطبیق دهند و از تکنولوژی وقت دنیا استفاده کنند تا قادر باشند رضایت مشتریان و کارفرمایان را جلب نمایند و عرصه را به رقبای مشترک واگذار نکنند

شرکتهای خدماتی نظر به اینکه اکثراً انسان محور می باشند  می توانند در امر اشتغال زایی بین افراد نقش موثری داشته باشند و آمار بیکاری را در جامعه کاهش دهند و باعث بهبود رفاه اجتماعی در سطح کشور شوند.در ادامه ویژگی های بهترین نرم افزار خدماتی را با هم بررسی میکنیم.

حسابداری شرکتهای خدماتی :

 حسابداران در شرکتهای خدماتی بیشتر با بهای تمام شده خدمات انجام شده و ثبت درآمد حاصل از آن و محاسبه سودوزیان هر خدمت و هزینه های مرتبط به نیروی انسانی و ملزومات مورد نیاز ارائه خدمات مواجه هستند

بهای خدمت و برآورد  سود  در شرکتهای خدماتی معمولاً بر اساس سفارش کار می باشد ، یعنی هزینه ها و درآمد حاصل از  هرخدمت بصورت مجزا و براساس درخواست و نیاز مشتریان مشخص می گردد

در ابتدا مشتریان سفارش و نوع خدمت مورد نیاز خود را انتخاب می نمایند و بعد از انجام کارشناسی توسط افراد متخصص تعیین می گردد که چه نوع خدماتی  ،تعداد نیروی کار ،میزان ملزومات و چه بازه زمانی مورد نیاز است

در طول انجام فعالیت تمامی هزینه های سفارش مشتریان در حساب مختص خود ثبت می شوند تا از میزان بهای تحقق یافته مربوط به هر پروژه بتوان گرازش دقیق تهیه کرد و میزان سود و زیان هر پروژه مشخص شود

در شرکتهای خدماتی انبار کالای ساخته شده تعریف نمی شود ولیکن این شرکتها انبار ملزومات و مواد مورد نیاز خو را دارند و از اهم وظایف حسابداران کنترل ورود و خروج ، میزان مصرف و مانده آنها می باشد و باید پیوسته تناسب مقدار مصرف آنها با عملیات انجام شده را تحت کنترل خود قرار دهند  تا درصد انحراف از مصرف را تا حد استاندارد کاهش دهند

حسابداران باید بازده هزینه های نیروی کار را با عملیات انجام شده کنترل نمایند ، در حقیقت آنها  باید از مهارت لازم جهت نظارت و کنترل هزینه ها و مصرف ملزومات متناسب با استاندارد برخوردار باشند تا بتوانند میزان درآمدها و هزینه ها را پایش کنند و ریسکهای مالی حاصل از انجام خدمات را کاهش دهند

یکی دیگر از چالش های حسابداران در شرکتهای خدماتی محاسبات حقوق افراد می باشد

هر نیروی کار با توجه به وظایف ، جایگاه شغلی ، مهارت و کارکرد ، حقوق و مزایای مرتبط با خود را دارد

هر نیروی کار در هرماه دارای مزایای ثابت و متغیر مانند حقوق پایه ، پاداش ، پورسانت و اضافه کاری متفاوت از هم می باشند این امر باعث می شود محاسبات  حقوق هرماه نسبت به ماه دیگر تفاوت و پیچیدگی مربوط به خود را داشته باشد

استفاده از نرم افزار حسابداری ابری کارآمد می تواند ابزاری موثر در انجام فعالیتهای مدنظر و کاهش چالش ها و پیچیدگی های محاسباتی  حسابداران در شرکتهای خدماتی باشد

نرم افزارهای  حسابداری شرکتهای خدماتی چه ویژگی ها و امکاناتی باید داشته باشند :

1- قابلیت ثبت و صدور صورتحساب درآمدی

2- قابلیت اختصاص و طبقه بندی درآمدها و هزینه ها بر طبق نوع خدمت ، مشتریان و پروژه ها

3- قابلیت ارائه گزارشات مختلف و چند سطحی

4- قابلیت تعریف حسابهای تفصیلی تا چند سطح

5- قابلیت ارائه گزارشات تحلیلی  براساس نوع خدمت ، پروژه ها ، مشتریان و مراکز هزینه

6- قابلیت محاسبه بهای خدمات براساس نوع خدمت و پروژه

7- قابلیت محاسبات حقوق و دستمزد باتوجه به پیچیدیگی ها و تفاوت مزایای مستمر و غیرمستمر شاغلین

8- قابلیت تعریف و محاسبه حقوق و دستمزد  چندین کارگاه با مراکز هزینه مجزا از هم

9- قابلیت پیوند شدن با دستگاه های حضور و غیاب پرسنل جهت کنترل ورود و خروج و کارکرد آنها

10- قابلیت اعلام اتوماتیک موعد وصول مطالبات و پرداخت تعهدات

11- قابلیت محاسبه وضعیت سود و یا زیان به تفکیک خدمات و پروژه ها

12- قابلیت تعریف مراکز هزینه مختلف و اختصاص هر هزینه به مراکز هزینه خود

13- قابلیت مغایرت گیری بانکها و تراکنش های بانکی

14- قابلیت نصب و دسترسی آسان

15- قابلیت بکارگیری در کارگاه ها و رایانه ها بدون محدودیت و نصب دکل رادیویی

16-  قابلیت حفظ و نگهداری و امنیت اطلاعات مالی

17- قابلیت مدیریت دسترسی کاربران به ماژول ها و اطلاعات بر اساس نوع وضایف آنها را داشته باشد

18 – قابلیت تعریف کدینگ حسابداری اختصاصی

19-  قابلیت ارائه ماژول های متنوع

20- قابلبت پیوند با سامانه های مالیاتی ، تامین اجتماعی و جامع تجارت

نرم افزارهای حسابداری شرکتهای خدماتی ابزاری موثر  جهت کنترل هزینه ها و ارتباط آنها با مراکز هزینه و ثبت و شناسایی درآمدها بر اساس نوع خدمات می باشند و با تهیه گزارشات مالی و صورتهای مالی صحیح می توانند درک درستی از راندمان واحد تجاری به مدیران و استفاده کنندگان اطلاعات بدهند و چشم اندازی از وضعیت  عملکرد شرکت در آینده مشخص می کنند

نرم افزار حسابداری ابری نسل جدیدی از نرم افزار های حسابداری  می باشند با بهره گیری از اینترنت و هوش مصنوعی و محیط قابل فهم ، کار با آنها حتی برای حسابداران تازه کار بسیار ساده می باشد و باتوجه به بهره گیری از فضای کلود نیاز کاربران به داشتند به سرور و سخت افزارهای پیشرفته و گران قیمت را برطرف می کند و این دسترسی را به کاربران می دهد که بدون  نیاز به نصب ومحدودیت مکانی و زمانی به نرم افزار حسابداری ابری خود  متصل شوند و به انجام فعالیت حسابداری خود بپردازند ، در این نرم افزار ها دیگر نیازی به پشتیبان گیری نمی باشد و آنها بصورت خودکار و طبق برنامه ای مشخص از اطلاعات مالی شما  عملیات پشتیبان گیری را انجام می دهند.

نرم‌افزار حسابداری آنلاین ابزاری نوین برای مدیریت مالی و حسابداری شرکت‌های خدمات‌محور است که با بهره‌گیری از فضای ابری، امکان دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات مالی را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند. این نرم‌افزارها با تمرکز بر ویژگی‌هایی مانند ثبت و طبقه‌بندی درآمد و هزینه بر اساس نوع خدمات، مدیریت مراکز هزینه، محاسبه دقیق حقوق و دستمزد و ارائه گزارش‌های تحلیلی، به مدیران کمک می‌کنند تا دید روشنی از وضعیت مالی و عملکرد پروژه‌ها داشته باشند. استفاده از بهترین نرم‌افزار حسابداری آنلاین ، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی، موجب افزایش دقت در تصمیم‌گیری‌های مالی و بهبود بهره‌وری سازمان می‌شود.

نویسنده : علی اصغر مختاری